SRPS ISO 16175-2:2013

Informacije i dokumentacija — Principi i funkcionalni zahtevi za zapise u okruženju elektronske kancelarije — Deo 2: Smernice i funkcionalni zahtevi za sisteme upravljanja digitalnim zapisima

Information and documentation — Principles and functional requirements for records in electronic office environments — Part 2: Guidelines and functional requirements for digital records management systems

Апстракт

ISO 16175-2:2011 je primenljiv na takozvani "sistem upravljanja elektronskim zapisima" ili "sistem upravljanja poslovnim sadržajima". ISO 16175-2:2011 koristi termin sistem upravljanja elektronskim zapisima za one softverske aplikacije čiji je prevashodni zadatak upravljanje zapisima. Njegova težnja nije da postavlja skup zahteva za zapise koje ima i koristi poslovni sistem. Digitalnim objektima koji su nastali putem elektronske pošte, obrade reči, primene tabela i slika (kao što su tekstualni dokumenti ili nepokretne i pokretne slike), onda kada je identifikovano da imaju poslovnu vrednost, upravlja se u okviru sistema upravljanja digitalnim zapisima koji zadovoljavaju zahteve postavljene u ISO 16175-2:2011. Zapisi kojima se upravlja putem sistema upravljanja digitalnim zapisima mogu se skladištiti na različitim formatima medijuma i njima se može upravljati u okviru hibridnog sabiranja zapisa koje podrazumeva i digitalne i nedigitalne elemente. ISO 16175-2:2011 ne nastoji da uključi zahteve koji nisu karakte¬ristični za upravljanje zapisima, npr. zahteve opšteg sistema uprav¬ljanja i projektovanja. Takođe ne uključuje zahteve uobičajene za soft¬verske aplikacije, kao što su radne karakteristike, sposobnost razvoja i upotrebljivost. Uzimajući u obzir svoje čitaoce, ISO 16175-2:2011 takođe procenjuje nivo znanja o razvoju projektnih specifikacija, procese nabavke i vrednovanja i zbog toga nisu obrađene ni ove teme. Bez obzira na to, važnost funkcionalnih zahteva upravljanja koje se ne odnosi na zapise u sistemu upravljanja zapisima se očitava u tome što se uključuju kroz najviši model strukture i pregleda funkcionalnih zahteva. ISO 16175-2:2011 ne daje specifikacije za dugoročno čuvanje digitalnih zapisa – to se obrađuje zasebno, u okviru digitalnog čuvanja ili "digitalnog arhiviranja" na strateškom nivou. Digitalno čuvanje prevazilazi život sistema i nezavisno je od njega – ono treba da bude procenjeno u okviru posebnih migracija i plana konverzije na taktičkom nivou. Ipak, ISO 16175-2:2011 prepoznaje potrebu da se zapisi održavaju onoliko dugo koliko se to zahteva, a moguća izostav¬ljanja nekih formata treba da se razmatraju prilikom primene funkcio¬nalnih zahteva. ISO 16175-2:2011 sistematizuje skup funkcionalnih zahteva za sistem upravljanja digitalnim zapisima. Ovi zahtevi se primenjuju na zapise nezavisno od medijuma na kome su stvoreni ili pohranjeni. Predviđeno je da ovi zahtevi:
• definišu procese i zahteve za identifikovanje i upravljanje zapisima u okviru sistema upravljanja digitalnim zapisima;
• definišu namenu upravljanja zapisima radi uključenja u projektne specifikacije prilikom stvaranja, unapređivanja ili nabavke softvera za sistem upravljanja digitalnim zapisima;
• saopštavaju funkcionalne zahteve upravljanja zapisima prilikom izbora komercijalno dostupnih sistema upravljanja digitalnim zapisima i kritički razmatra funkcionalnost upravljanja zapisima ili ocenjuje usklađenost postojećeg sistema upravljanja digitalnim zapisima.