ISO сертификација – најчешћа питања и одговори

Процес увођења и сертификације система менаџмента често прати низ питања – од тога да ли су потребна посебна знања запослених, преко трошкова сертификације, до тога ко је одговоран за функционисање система. У наставку дајемо јасне и стручно утемељене одговоре на најчешће дилеме организација.

Да ли је потребно предзнање запослених за имплементацију система менаџмента?

За започињање имплементације система менаџмента није потребно претходно знање запослених. Напротив, сама имплементацијa подразумева активности кроз које се запослени обучавају и стичу знања о томе шта систем менаџмента представља, зашто је значајан за пословање организације, како се одржава и унапређује, као и на који начин је интегрисан у свакодневне пословне процесе.
Другим речима, обуке запослених су саставни део процеса имплементације стандарда.

Колико је времена потребно да запослени прихвате систем менаџмента?

Време потребно за прихватање система менаџмента зависи пре, свега од саме организације, односно од менаџмента који одређује темпо увођења система. Веће организације, са већим бројем запослених, сложеним пословним процесима и више локација пословања, захтевају више времена у односу на мала и микро предузећа, која имају једноставнију структуру, мањи број запослених и мање сложене процесе.
Сваки систем се уводи у складу са реалним могућностима и потребама организације.

Ко контролише спровођење и ко има кључну улогу?

У већини малих и средњих предузећа, једна до две особе су задужене за одржавање успостављеног система менаџмента. То, међутим, не искључује одговорност свих запослених за поштовање дефинисаних правила и процедура.
Особе задужене за систем менаџмента прате његову ефективност, идентификују слабости, предлажу унапређења, управљају ризицима, планирају интерне провере и обезбеђују континуирану едукацију запослених.

У већим организацијама, свака организациона јединица или сектор често има особу ангажовану за систем менаџмента. Ипак, најважнију улогу има руководство, док су сви запослени одговорни за процесе у оквиру својих надлежности.

Да ли је одржавање сертификације скупо и да ли се сваке године плаћа провера?

Цена сертификације се утврђује за трогодишњи сертификациони циклус, који обухвата почетну сертификацију (или ресертификацију) и две надзорне провере. Начин плаћања дефинише се уговором, а у пракси се надзорне провере најчешће плаћају у години у којој се спроводе, при чему су цене унапред дефинисане за цео циклус.

Одржавање сертификације не може се посматрати одвојено од самог процеса сертификације – оно је његов саставни део. Цена зависи од ценовника сертификационог тела и бројних фактора, али се сертификација не сматра трошком, већ инвестицијом у стабилно, квалитетно и одрживо пословање.

Када је боље увести интегрисани систем менаџмента (ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001)?

Ако организација планира увођење више система менаџмента, увођење једног интегрисаног система је једноставније и ефикасније него појединачно увођење сваког стандарда.
Не постоје посебни услови које компанија мора да испуни – свака организација, без обзира на величину, број запослених и делатност, може увести и сертификовати интегрисани систем менаџмента. Кључни предуслов је стратешка одлука највишег руководства и спремност да се обезбеде потребни ресурси и едукација запослених.

Које организације се најбрже и најлакше сертификују?

Сертификација се не спроводи ради „папира на зиду“ или краткорочног пролаза на тендерима. Она представља алат за дугорочну одрживост и прилагођавање променама на тржишту.
Најлакше се сертификују организације које разумеју суштину система менаџмента, које се добро припреме, јасно дефинишу одговорности и активно укључе запослене на свим нивоима у процес увођења и сертификације.