ISO sertifikacija – najčešća pitanja i odgovori

Proces uvođenja i sertifikacije sistema menadžmenta često prati niz pitanja – od toga da li su potrebna posebna znanja zaposlenih, preko troškova sertifikacije, do toga ko je odgovoran za funkcionisanje sistema. U nastavku dajemo jasne i stručno utemeljene odgovore na najčešće dileme organizacija.

Da li je potrebno predznanje zaposlenih za implementaciju sistema menadžmenta?

Za započinjanje implementacije sistema menadžmenta nije potrebno prethodno znanje zaposlenih. Naprotiv, sama implementacija podrazumeva aktivnosti kroz koje se zaposleni obučavaju i stiču znanja o tome šta sistem menadžmenta predstavlja, zašto je značajan za poslovanje organizacije, kako se održava i unapređuje, kao i na koji način je integrisan u svakodnevne poslovne procese.
Drugim rečima, obuke zaposlenih su sastavni deo procesa implementacije standarda.

Koliko je vremena potrebno da zaposleni prihvate sistem menadžmenta?

Vreme potrebno za prihvatanje sistema menadžmenta zavisi pre, svega od same organizacije, odnosno od menadžmenta koji određuje tempo uvođenja sistema. Veće organizacije, sa većim brojem zaposlenih, složenim poslovnim procesima i više lokacija poslovanja, zahtevaju više vremena u odnosu na mala i mikro preduzeća, koja imaju jednostavniju strukturu, manji broj zaposlenih i manje složene procese.
Svaki sistem se uvodi u skladu sa realnim mogućnostima i potrebama organizacije.

Ko kontroliše sprovođenje i ko ima ključnu ulogu?

U većini malih i srednjih preduzeća, jedna do dve osobe su zadužene za održavanje uspostavljenog sistema menadžmenta. To, međutim, ne isključuje odgovornost svih zaposlenih za poštovanje definisanih pravila i procedura.
Osobe zadužene za sistem menadžmenta prate njegovu efektivnost, identifikuju slabosti, predlažu unapređenja, upravljaju rizicima, planiraju interne provere i obezbeđuju kontinuiranu edukaciju zaposlenih.

U većim organizacijama, svaka organizaciona jedinica ili sektor često ima osobu angažovanu za sistem menadžmenta. Ipak, najvažniju ulogu ima rukovodstvo, dok su svi zaposleni odgovorni za procese u okviru svojih nadležnosti.

Da li je održavanje sertifikacije skupo i da li se svake godine plaća provera?

Cena sertifikacije se utvrđuje za trogodišnji sertifikacioni ciklus, koji obuhvata početnu sertifikaciju (ili resertifikaciju) i dve nadzorne provere. Način plaćanja definiše se ugovorom, a u praksi se nadzorne provere najčešće plaćaju u godini u kojoj se sprovode, pri čemu su cene unapred definisane za ceo ciklus.

Održavanje sertifikacije ne može se posmatrati odvojeno od samog procesa sertifikacije – ono je njegov sastavni deo. Cena zavisi od cenovnika sertifikacionog tela i brojnih faktora, ali se sertifikacija ne smatra troškom, već investicijom u stabilno, kvalitetno i održivo poslovanje.

Kada je bolje uvesti integrisani sistem menadžmenta (ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001)?

Ako organizacija planira uvođenje više sistema menadžmenta, uvođenje jednog integrisanog sistema je jednostavnije i efikasnije nego pojedinačno uvođenje svakog standarda.
Ne postoje posebni uslovi koje kompanija mora da ispuni – svaka organizacija, bez obzira na veličinu, broj zaposlenih i delatnost, može uvesti i sertifikovati integrisani sistem menadžmenta. Ključni preduslov je strateška odluka najvišeg rukovodstva i spremnost da se obezbede potrebni resursi i edukacija zaposlenih.

Koje organizacije se najbrže i najlakše sertifikuju?

Sertifikacija se ne sprovodi radi „papira na zidu“ ili kratkoročnog prolaza na tenderima. Ona predstavlja alat za dugoročnu održivost i prilagođavanje promenama na tržištu.
Najlakše se sertifikuju organizacije koje razumeju suštinu sistema menadžmenta, koje se dobro pripreme, jasno definišu odgovornosti i aktivno uključe zaposlene na svim nivoima u proces uvođenja i sertifikacije.